Office Manager

Einstellungsdatum 

Nach Vereinbarung

Ort 

Bodenheim

Art

Vollzeit

Wer sind wir?

Wir sind Vinokilo.

Wir sind ein stetig wachsendes Team mit dem Ziel, Secondhand-Mode begehrenswerter zu machen als neue "Fast Fashion". Warum? Weil wir der festen Überzeugung sind, dass Mode sowohl stylish als auch nachhaltig sein sollte. 
Unser Hauptsitz befindet sich in Bodenheim, einem wunderschönen Ort in Mitte der Weinfelder, 12 km südlich der Mainzer Altstadt am Rande der Rhein-Main-Region. Unsere Nähe zum Frankfurter Flughafen und unsere mitteleuropäische Lage sorgen dafür, dass uns die Welt offen steht.



Dein Einfluss bei Vinokilo

Als Office Manager wirst du Teil unseres neu gebildeten Office Management Teams, um nicht nur unser Büro zu optimieren, sondern auch den größten Secondhand-Anbieter der Welt aufzubauen. Du wirst die erste Kontaktperson aller Besucher des Office sein, weshalb es uns umso wichtiger ist, dass du unsere Werte und Kultur auch nach außen trägst. Das klingt vielleicht ein wenig hochgegriffen, aber mit dir an Bord ist es eine realistische Möglichkeit, weil:

  • Du das allgemeine Büromanagement leistest und entwickelst.
  • Du allgemeine Assistenten- und Sekretariatsarbeiten erledigst, um einen reibungslosen Ablauf der bürokratischen Prozesse sowohl für unser Management als auch für das Team zu gewährleisten.
  • Du für die Implementierung und Pflege eines Ablagesystems inklusive Rechnungseingang und -erfassung zuständig bist.
  • Du Buchungs- und Managementsysteme und allgemeine Prozesse implementierst und verbesserst.
  • Du die Abwicklung der Ein- und Ausgangspost sowie Paketlieferungen vornimmst.
  • Du unsere Geschäftspartner und Gäste mit einem Lächeln empfängst und sie herzlich willkommen heißt.
  • Du der/die AnsprechpartnerIn für andere Einheiten sowie externe Partner und im Besonderen für Kollegen auch zum Thema Facility-Management bist.
  • Du das Reisemanagement sowie deren Abrechnungen unterstützt und koordinierst.
  • Du die Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien übernimmst.
  • Du externe Dienstleister koordinierst, wie beispielsweise Caterer.
  • Du administrative und organisatorische Aktivitäten verwaltest.
  • Du eigene Projekte kreierst und auch an weiteren teilnimmst.
  • Du strategische Entscheidungen triffst. 



Du wirst den Job lieben, weil

  • Du eine führende Rolle im Kampf gegen die Fast Fashion einnimmst.
  • Du begeistert bist von Nachhaltigkeit und Secondhand-Mode.
  • Deine Arbeit bedeutend und herausfordernd ist und spürbare Auswirkungen auf die Zukunft von Vinokilo hat.
  • Du mit einem vielfältigen Team zusammenarbeiten kannst, das genau wie du etwas verändern will und dies gemeinsam erreichen wird.
  • Du Wert auf langfristige Rentabilität und Nachhaltigkeit legst anstatt auf kurzfristige Gewinne.
  • Es einen großen Raum für Wachstum, für das Unternehmen und für deine Position gibt.
  • Du gern Verantwortung übernimmst und Risiken kalkulierst.
  • Wir uns in einer der schönsten Gegenden befinden mit einer wunderschönen Landschaft vor unserer Haustür, aber nur einen Katzensprung von Mainz und dem Trubel Frankfurts und seines internationalen Flughafens entfernt.
  • Wir an flexibles Arbeiten glauben und dir die Freiheit geben, einen Arbeitsplan zu erstellen, der sowohl für dich und das Unternehmen funktioniert.



Was wir von dir brauchen

  • Organisatorische Fähigkeiten
  • Sehr interessiert an IT und Tools
  • Sehr sicherer Umgang mit MS Office-Programmen
  • Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch
  • Erfahrungen im Büromanagement seit mindestens 3 Jahren 
  • Erfahrungen im Aufbau der Weiterentwicklung und Optimierung von Backoffice-Prozessen in einem schnell wachsenden Umfeld
  • Start-up Erfahrungen 
  • Hands-on-Mentalität und Verantwortungsbewusstsein
  • Teamfähigkeit
  • Führerschein Klasse B

Wir wissen, dass viele Menschen, insbesondere Frauen und Minderheiten, sich nur dann für Rollen bewerben, wenn sie alle in den Stellenbeschreibungen aufgeführten Anforderungen erfüllen. Dies sind normalerweise Wunschzettel. Wir haben versucht, diese Liste dahingehend zu vereinfachen, in "Was wir brauchen" und "Was schön wäre". In jedem Fall möchten wir von dir hören, wenn du der Meinung bist, dass dies die richtige Stelle für dich ist.

Was schön wäre

  • Tool Wissen über zum Beispiel Slack, DATEV, Trello
  • Erfahrungen in der Durchführung und Leitung von Co-Working-Spaces, Accelerators oder Community-Spaces ist ein großes PLUS

Was du von uns erwarten kannst

Vinokilo bietet dir die Möglichkeit, mit einem internationalen und vielfältigen Team zusammenzuarbeiten und ein Produkt zu entwickeln, das uns allen sehr am Herzen liegt, des Weiteren:

  • Persönliche Entwicklung: Wir konzentrieren uns auf das Wachstum jedes Einzelnen und unterstützen interne Workshops mit Gastreden sowie externe Workshops und Programme, um unsere Mitarbeiter zu qualifizieren und ihre Reise mit uns zu verbessern.
  • Wohlbefinden: Wir haben immer einen Korb mit gesunden Früchten und Snacks im Büro und lagern unsere Meetings gern aus, um währenddessen ein ausgewogenes Frühstück zu genießen.
    Unser Smoothie-Maker steht täglich für dich bereit, damit du dich auch auf der Arbeit mit Vitaminbomben versorgen kannst.
    Des Weiteren bieten wir vergünstigte Jobtickets an, um dir die Nutzung des sehr nahe gelegenen Bahnhofs von circa 5 Gehminuten noch komfortabler zu machen. Sofern du ein Auto hast, kannst du natürlich auch von unseren kostenlosen Parkplätzen profitieren.
  • Nimm dir Zeit: Wir haben 25 Urlaubstage + Feiertage. Darüber hinaus ist es uns wichtig, allen Angestellten die Möglichkeit zu geben, an wichtigen Feiertagen im Rahmen des Glaubens oder der Überzeugungen teilnehmen zu können.
  • Work-Life-Balance: Wir bieten flexibles Arbeiten (je nach Team) und unsere Büros sind hundefreundlich!
  • Nachhaltigkeit: Du brauchst neue Kleidung? Profitiere von unserem vintage Stock mit deinem Mitarbeiterrabatt.
    Du kannst dein Mittagessen auch in unserer Küche zubereiten, sodass du nicht auf "Fast Food" zurückgreifen musst.
    Wir bieten für unsere Mitarbeiter eine "Shared Wardrobe" an. Aussortierte Kleidung kann dort für alle bereitgestellt und mitgenommen werden.
  • Spaß: Wir lieben es, unsere Erfolge bei Vinokilo zu feiern. Wir haben tolle Winter- und Sommerpartys. Wir veranstalten auch interne Mitarbeiter-socials wie Get-togethers, Filmabende, Sportaktivitäten und vieles mehr.



    Vinokilo ist ein gleichberechtigter Arbeitgeber. Wir feiern Vielfalt und setzen uns für ein integratives Umfeld aller Mitarbeiter ein.



    Neugierig? Das ist deine Chance!


    Bitte schick uns deinen Lebenslauf und ein Anschreiben, Video oder anderes Medium, in dem du erklärst, warum du dich uns anschließen möchtest und aus denen relevante Erfahrungen und Informationen hervorgehen, sowie die Beantwortung folgender Fragen:  

    1. Was macht dich zu dem perfekten Mitglied unserer Vinokilo Familie?
    2. Was interessiert dich an dieser Abteilung?
    3. Was treibt dich morgens aus dem Bett und warum?
      Was lässt dich morgens die Decke über den Kopf ziehen und warum?

    Sende einfach alles an  careers@vinokilo.com, wir freuen uns auf dich!